Consentement à l’utilisation et au stockage de renseignements personnels sur la santé

Consentement à l’utilisation et au stockage de renseignements personnels sur la santé

À Clinique Dentaire ADF, nous nous engageons à assurer un environnement de travail professionnel, sécuritaire et digne de confiance. Pour vous fournir des soins buccodentaires optimisés et un excellent service, nous utilisons, stockons et analysons certains renseignements personnels sur la santé que nous (a) recueillons auprès de vous, (b) générons au moyen de tests de diagnostic et de la planification des traitements ou (c) recevons de vos autres fournisseurs de soins de santé.

En aucun cas nous ne recueillerons, ne divulguerons, ni n’utiliserons vos renseignements à votre insu ou sans votre consentement. Seules les personnes ayant un besoin clinique (ou administratif connexe) de connaître un renseignement seront autorisées à y avoir accès. Dans le même ordre d’idées, nous adhérons au principe selon lequel seul le minimum de renseignements nécessaire à une tâche ou fonction doit être divulgué. Notre personnel a reçu une formation sur l’importance d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos renseignements.

Nous avons désigné Julian Perez comme responsable des données et de la protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations, vous pouvez communiquer avec Julian Perez à l’adresse julian.perez@dentalcorp.ca. Nous apprécions vos commentaires.

Quels renseignements recueillons-nous?

Nous recueillons habituellement quelques catégories de renseignements. La première est constituée des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse, d’autres coordonnées, des renseignements concernant l’assurance et des renseignements financiers et sur la facturation, qui peuvent comprendre des numéros de carte de crédit et d’autres renseignements semblables. Dans la mesure où nous recueillons des renseignements sur les cartes de crédit, nous le faisons conformément aux Normes de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

Nous recueillons et produisons également des renseignements personnels sur la santé, notamment :

  • les antécédents médicaux
  • les médicaments
  • les antécédents dentaires
  • l’historique des visites chez le dentiste, des examens de rappel et des rendez-vous
  • les résultats du diagnostic et des tests
  • les modèles d’étude, les odontogrammes et les impressions
  • les recommandations de traitement, les plans de traitement et les notes d’évolution
  • les registres des conversations sur le consentement et, s’il y a lieu, les formulaires de consentement signés
  • les rapports et recommandations en matière d’aiguillage/de spécialistes

Comment utilisons-nous vos renseignements ?

Nous croyons qu’il est important que vous sachiez comment nous utilisons vos renseignements. Premièrement, nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements vous concernant aux seules fins suivantes :

  • Prodiguer des soins sûrs et efficaces aux patients
  • Assurer un service de haute qualité
  • Évaluer vos besoins en matière de santé
  • Vous conseiller sur les options de traitement
  • Établir et maintenir la communication avec vous, notamment pour planifier et vous rappeler les rendez-vous
  • Nous permettre de communiquer avec vous
  • Communiquer avec d’autres fournisseurs de soins de santé, y compris des spécialistes et des dentistes généralistes qui participent à vos soins
  • Nous permettre d’assurer un suivi efficace des traitements, des soins et de la facturation
  • Procéder à l’enseignement et à des démonstrations sur une base anonyme
  • Remplir et soumettre les demandes de remboursement des frais dentaires et les devis dentaires en vue d’une évaluation et du paiement par un tiers
  • Se conformer aux exigences légales et réglementaires, y compris communiquer avec l’organisme de réglementation dentaire provincial, le commissaire à la protection de la vie privée ou tout conseil d’examen législatif, comme l’exige la loi
  • Se conformer à une ordonnance du tribunal en cas de procédures judiciaires
  • Facturer des biens et des services
  • Traiter les paiements par carte de crédit, en espèces et par chèque personnel
  • Recouvrer les comptes impayés
  • Vous envoyer des sondages relatifs à nos activités et à nos services
  • À des fins de gestion interne, telles que la planification des ressources, l’élaboration de politiques, l’assurance de la qualité et la gestion des ressources humaines
  • Se conformer aux exigences réglementaires et à la loi en général
  • Si la décision de vendre la clinique est prise :
    • Permettre aux acheteurs éventuels d’évaluer la clinique dentaire
    • Permettre aux acheteurs éventuels de procéder à une vérification en vue d’une vente

Bien que la liste ci-dessus soit plutôt longue, nous estimons qu’il est préférable d’être exhaustif. Cependant, il est fort probable qu’un grand nombre des éléments énumérés ci-dessus ne vous concerneront pas.

Avant d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels dans un but autre que ceux identifiés précédemment, nous vous informerons de ce nouveau but et nous ne procéderons qu’avec votre consentement.

Comment vos renseignements sont-ils stockés et qui y a accès ?

Vos renseignements peuvent être stockés sous forme physique (dossiers, modèles, etc.). Dans ce cas, ils sont soit gardés par le personnel, soit stockés dans un classeur ou un coffre-fort verrouillé et sécurisé. Les renseignements numériques peuvent être stockés sur des serveurs de fichiers cryptés dans des endroits sécurisés ou dont l’accès est contrôlé. Les renseignements numériques sont protégés par un mot de passe et stockés sur des systèmes qui enregistrent des pistes de vérification dans le cas où un accès non autorisé doit faire l’objet d’une enquête. Nos systèmes sont protégés par des mesures matérielles et logicielles de sécurité informatique conformes aux normes de l’industrie.

Nous pourrions éventuellement conclure des ententes avec des fournisseurs tiers spécialisés dans le stockage et la protection des données. Parfois, ces données sont stockées en toute sécurité dans le nuage, ce qui peut inclure des emplacements à l’extérieur du Canada. Dans ces cas, seules les personnes contractuellement tenues de sécuriser et de protéger vos données pourront accéder à ces données. Nous conclurons des ententes contractuelles uniquement avec des fournisseurs qui respectent les normes et les exigences juridiques canadiennes en matière de stockage et de protection des renseignements personnels sur la santé.

Nous pourrions également partager des données agrégées et non identifiables avec des établissements de recherche ou des fournisseurs tiers pour faire progresser les soins de santé buccodentaire. Cette pratique est explicitement autorisée par la loi, car elle ne présente qu’un risque minimal ou nul pour les patients, mais peut améliorer considérablement l’efficacité des soins de santé. Nous ne partagerons ces données qu’avec les personnes ou les fournisseurs qui concluent les ententes nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements et pour sauvegarder et protéger ces données.

Nous travaillons avec des experts pour mieux protéger vos renseignements

Afin de répondre aux exigences complexes et en constante évolution de la pratique de la dentisterie et de l’administration des cliniques dentaires, nous collaborons avec des experts pour améliorer les services de soins de santé que nous fournissons et pour rendre l’administration de nos cliniques dentaires plus efficace.

Outre l’obligation indépendante de chaque fournisseur de soins de santé de respecter et de protéger vos droits à la vie privée, nos dentistes et fournisseurs de soins de santé s’associent à SERVICES DENTAIRES S. SGRO INC. qui, entre autres choses, est notre dépositaire désignée des renseignements sur la santé des patients. Services de santé DCC (Québec) Inc. fournit desservices gestion d’information, de gestion, et des services techniques à notre clinique.

En tant que gestionnaire de l’information, SSD utilise les meilleures normes et technologies de l’industrie ainsi qu’un solide programme de cybersécurité pour protéger la vie privée des patients et assurer la conformité à toutes les lois locales et fédérales.